¿Tu equipo está preparado para comunicarse con clientes internacionales?

Suena el teléfono, la llamada viene de un cliente extranjero y la única persona que se maneja en inglés está de vacaciones. Pasa más a menudo de lo que se reconoce.

Saber si un equipo está preparado para comunicarse con clientes internacionales no depende de que en la plantilla haya alguien con buen nivel, sino de que el trabajo siga adelante cuando esa persona no está.

La barrera del idioma casi nunca se presenta como un problema grande. Se cuela en pequeños detalles que, sumados, frenan el negocio. En muchas empresas, las dificultades con los idiomas no se notan hasta que empiezan a retrasar tareas, complicar conversaciones o dejar respuestas pendientes.

Se nota en las video llamadas en las que habla una sola persona mientras el resto asiente con la cámara encendida. En las consultas que se dejan para más tarde y tardan un día, dos o más en contestarse. En los correos de tres líneas que pasan de mano en mano antes de enviarse. Por separado parecen detalles, pero juntos restan profesionalidad, enfrían negociaciones y convierten gestiones de cinco minutos en media mañana.

Las conversaciones comerciales son las más delicadas. Cerrar un precio, aclarar un plazo de entrega o suavizar un desacuerdo exige reaccionar sobre la marcha, y ahí el idioma pesa mucho más que en un texto escrito con calma.

Cada interacción pide habilidades distintas

Hablar de “saber inglés” resulta demasiado vago, porque cada situación laboral exige algo diferente.

• Atender a un cliente que llama con una duda necesita claridad y paciencia.
• Negociar con un proveedor pide vocabulario preciso y capacidad para defender una postura.
• Presentar un proyecto implica estructurar ideas y mantener la atención de quien escucha.
• Resolver una incidencia obliga a entender rápido un problema que el interlocutor explica con prisa y, a veces, con enfado.

Quien redacta bien un correo no siempre se desenvuelve en una llamada, y quien conversa con soltura puede tener dudas al escribir un informe. Son destrezas que se entrenan por separado.

El idioma que necesita una empresa depende también de los mercados con los que trabaja. El inglés es habitual en las relaciones comerciales internacionales, pero el alemán puede facilitar el trato con clientes y proveedores de Alemania, Austria o Suiza. Para las empresas que operan con Francia, Bélgica o determinados mercados del norte de África, el francés también puede ser una ventaja.

Traducir no es lo mismo que conversar

Los traductores, tanto profesionales como automáticos, hacen un trabajo valioso. Un contrato, una ficha técnica o un documento legal merecen una traducción cuidada, y nadie debería prescindir de ella.

Otra cosa es una conversación. Cuando una persona entiende al interlocutor sin intermediarios, capta el tono, las pausas y las dudas que no aparecen escritas. Puede responder en el momento, hacer una pregunta para aclarar un punto o cambiar el rumbo de la charla si algo no avanza. Ese ritmo no se consigue pasando cada frase por una aplicación.

En una negociación también importa captar los matices. Un “lo estudiaremos”, por ejemplo, puede expresar interés o ser una forma educada de aplazar una decisión. Entender el contexto ayuda a plantear la siguiente pregunta y a evitar malentendidos.

Una traducción es útil para trabajar con documentos, pero hablar directamente con el interlocutor permite resolver dudas y reaccionar en el momento.

La formación tiene que parecerse al trabajo real

La formación funciona mejor cuando responde a las necesidades del puesto. El equipo comercial puede necesitar practicar llamadas y negociaciones, mientras que administración trabaja más con correos y pedidos. Por eso, el punto de partida debe ser conocer las situaciones a las que se enfrenta cada persona para adaptar la formación a su trabajo diario.

También cuenta la manera de practicar. Las clases en grupos reducidos, con horarios que respeten la jornada laboral, permiten mantener la constancia. Y la conversación real, por ejemplo mediante llamadas telefónicas periódicas con un profesor, entrena justo la situación que más incómoda en el trabajo, la de hablar sin guion y sin tiempo para preparar cada frase. Perder la vergüenza a equivocarse es parte del proceso, y llega antes cuando se practica en un entorno de confianza.

Formación en idiomas bonificada para empresas en Valencia

Casi siempre hay una duda que acompaña a la decisión de formar al equipo, y es cuánto cuesta. Muchas empresas desconocen que la formación en idiomas de sus trabajadores puede bonificarse a través de FUNDAE. Cada empresa dispone cada año de un crédito para formación que se descuenta de las cotizaciones a la Seguridad Social, de modo que una parte importante de la inversión se recupera.

Eso cambia el planteamiento. Formar al equipo en inglés, alemán o francés deja de verse como un gasto difícil de justificar y pasa a ser una decisión razonable, incluso para pymes con presupuestos ajustados. Eso sí, la bonificación tiene sus trámites y sus plazos.

Un equipo con más autonomía

El objetivo es que cada persona pueda desenvolverse en las situaciones que forman parte de su trabajo, sin depender siempre del compañero que domina el idioma.

Poder responder a un cliente, participar en una reunión o resolver una consulta directamente facilita el día a día y reparte mejor esa responsabilidad dentro del equipo.

Desde 2008, en Costa de Valencia organizamos cursos de idiomas para empresas en Valencia adaptados a las necesidades de cada equipo. Antes de empezar, hablamos con la empresa para conocer los idiomas que necesita, el nivel de los trabajadores y las situaciones en las que quieren desenvolverse mejor. Con esa información, definimos el contenido y el formato de la formación.

Las clases se imparten en la propia empresa y se adaptan a la jornada laboral, para que los trabajadores no tengan que desplazarse. Además, nos encargamos de gestionar la formación bonificada y de realizar los trámites correspondientes con FUNDAE.

Si en tu empresa ya hay clientes, proveedores o colaboradores de fuera, o se está pensando en llegar a ellos, el momento de preparar al equipo es antes de que haga falta. Contacta con nosotros y estudiaremos el plan que mejor encaje con tu plantilla.

Olira Pinedo
Directora de Costa de Valencia Centro de Formación e Idiomas